Kaedah # 1: Get Things Done(GTD)
Adakah awak:
**Rasa terharu dengan jumlah tugas yang perlu anda laksanakan?
**Bimbang jika terlupa butiran kecil?
**Memakai berbagai jenis topi dalam pekerjaan dan kehidupan anda?
**Memulakan banyak projek tetapi menghadapi masalah menyelesaikannya?
Maka anda perlu mengambil beberapa petunjuk daripada David Allen, pencipta GTD, dan belajar bagaimana mengatur tugas kerja anda (dan semua tugas lain) dengan cara yang betul!
Sistem pengurusan tugas GTD didasarkan pada kebenaran sederhana: semakin banyak tugas yang anda miliki dalam senarai anda, semakin sukar bagi anda untuk memutuskan apa yang memerlukan perhatian. Ini juga melontarkan senarai perkara yang harus dilakukan terus ke luar tetingkap kerana mereka mungkin memaksa anda meluangkan lebih banyak masa memikirkan tugas anda daripada melakukannya. Akibatnya, anda mungkin merasa tertekan.
Allen menyedari bahawa otak manusia jauh lebih baik dalam memproses maklumat daripada menyimpannya dan dia memasukkan perincian penting ini ke dalam metodologi GTD, yang mana ia dapat membantu anda menyingkirkan semua kecelaruan mental dan menyelesaikan sesuatu tepat pada waktunya. Ini melibatkan penyediaan aliran kerja, dan setelah anda melakukannya, anda dapat mengenal pasti tugas yang harus anda laksanakan pada waktu tertentu, tanpa perlu risau anda akan terlupa sesuatu.
Kaedah GTD terdiri daripada lima amalan mudah yang akan membantu anda mengatur kekacauan di otak anda dan mengatur hari anda:
Tulis semua tugasan. Dalam urutan "Saya perlu melakukan ini" atau "Ini harus terjadi pada waktu itu, apa pun yang terlintas di fikiran anda bahawa tindakan atau keperluan, tulis jer. Sekiranya melarikan diri dari buku nota anda, ia akan menarik perhatian anda.
Jelaskan. Rancangkan semua yang anda tulis (jangan cuba menyelesaikannya!) Dan rancang langkah seterusnya. Tentukan kategori mana yang paling sesuai dengan item: adakah rujukan, projek, atau tindakan seterusnya?
Susun. Letakkan semua tempatnya. Tambahkan tarikh penting ke kalendar anda, berikan tugas kepada orang lain, dan selesaikan sendiri.
Kaji semula. Perhatikan senarai anda dan jangan lupa untuk menyemak dan mengemasinya.
Penglibatan. Mula mengerjakan tugas yang paling penting!
GTD memerlukan pembelajaran bagaimana merancang dan mengatur terlebih dahulu. Tetapi, ia pasti akan membuahkan hasil dalam jangka masa panjang. Dengan kaedah ini, anda tidak perlu risau akan kehilangan mesyuarat atau melupakan tarikh akhir. Sebaliknya, anda akan menyelesaikan semua tugas anda dan anda dapat memprioritaskan masa anda dengan betul.
Sekarang, mari kita periksa setiap latihan secara terperinci!
Langkah 1: Senaraikan
Langkah pertama dan paling penting untuk GTD adalah berhenti menyimpan semua maklumat dan tugas harian anda di otak anda. Sebagai gantinya, tangkap dan simpan semua tugas, idea, tugas anda dalam "peti masuk" - buku nota fizikal atau aplikasi digital, seperti perancang, kalendar, atau aplikasi pengurusan tugas.
Dengan menyenaraikan pemikiran anda, akhirnya anda dapat mengurangkan kekacauan mental. Jangan bimbang untuk mengatur tugas dan item ini! Kita akan sampai pada salah satu langkah berikut.
Petua: Semasa anda baru menggunakan GTD, disarankan untuk menuliskan apa sahaja yang mungkin perlu anda rawat di masa depan dan menyimpannya di peti masuk anda.
Jadikan tugas anda khusus dan dapat dilaksanakan.
Langkah 2: Jelaskan
Sekarang kita sampai ke bahagian di mana anda belajar bagaimana mengatur hari kerja anda dan menyusun semuanya dalam peti masuk anda. Lihat setiap item di peti masuk anda dan terapkan salah satu kaedah berikut:
**Sekiranya tugas itu mengambil masa kurang dari 2 minit, selesaikan dengan segera.
**Sekiranya tugas dapat didelegasikan, serahkan kepada orang lain.
**Tuliskan tarikh akhir sekiranya item tersebut perlu dilengkapkan pada tarikh atau waktu tertentu.
**Sekiranya tugas itu rumit, maka kenal pasti tindakan dan langkah seterusnya yang perlu anda lakukan untuk terus melakukannya.
**Sentiasa pastikan untuk menambahkan sebanyak mungkin maklumat untuk tugas anda dan membuat tugas anda dapat dilaksanakan.
Langkah 3: Susun
Setelah menuliskan semua tugas anda dan menambahkan sebanyak mungkin maklumat, inilah masanya untuk menyelesaikannya. Terdapat banyak cara untuk mengatur tugas anda dengan kaedah GTD, tetapi yang paling biasa adalah menggunakan gabungan projek dan label.
Anda perlu memisahkan item menjadi tugas dan projek sekali sahaja. Menurut falsafah GTD, projek adalah tugas yang memerlukan lebih banyak langkah untuk diselesaikan. Pastikan untuk menulis langkah seterusnya untuk setiap tugas dan tambahkan tarikh akhir (jika ada). Sebagai contoh, langkah ini dapat dilihat dalam membuat kad tugas dan subtugas di dalamnya.
Langkah 4: Kaji semula
Langkah ini cukup jelas. Luangkan masa setiap minggu untuk melihat semua tugas anda, buangkan semua yang anda telahselesaikan, tambahkan dan atur tugas baru, dan kenal pasti tindakan seterusnya. Allen menyebut langkah ini sebagai "faktor kritikal untuk berjaya." Menyemak dan mengemas kini tugas anda secara berterusan akan memastikan bahawa anda tidak hanya menyelesaikan sesuatu. Anda menyelesaikan perkara yang betul.
Langkah 5: Penglibatan
Ini adalah bahagian apabila anda meluangkan masa untuk merancang kerja anda secara spesifik. Dengan langkah ini, anda semestinya telah mengembangkan sistem yang penuh dengan tugas yang dapat dilaksanakan yang disusun ke dalam kategori logik.
Oleh itu, apabila anda mula bekerja, anda tidak akan tertanya-tanya "Apa yang perlu saya lakukan seterusnya?". Anda membuang pemikiran itu dengan mendapatkan semua tugas anda di atas kertas fizikal atau digital dan menyusunnya menjadi rancangan yang dapat dilaksanakan. Untuk menyelesaikannya, anda menyingkirkan semua kekacauan mental yang telah membuat anda tertekan.
Alat GTD
Berikut adalah beberapa petua untuk disusun dan alat GTD yang akan membantu anda menggunakan kaedah ini dengan lebih pantas.
Senarai GTD
Untuk memulakan GTD, anda perlu menjelaskan dan mengatur tugas anda dengan cekap. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan membuat senarai, baik di atas kertas atau dengan menggunakan perisian pengurusan tugas di telefon atau komputer riba anda. Terdapat beberapa jenis senarai yang boleh anda buat:
Senarai "inbox". Ini adalah senarai pertama, asas, tidak kemas yang anda buat. Gunakan untuk menyenarai pemikiran dan tugas ketika mereka berlaku. Jangan ragu untuk menuliskan semua perkara dalam buku nota atau telefon pintar anda. Anda bahkan boleh mempunyai beberapa senarai "inbox"; cth. satu dalam pelan perancangan dan satu di telefon anda. Setelah semua tugas anda ditulis, barulah mula mengatur mengikut keutamaan.
Senarai "tindakan seterusnya". Senarai "tindakan seterusnya" harus mengandungi item yang harus anda lakukan secepat mungkin. Anda boleh menyusun item dalam senarai ini berdasarkan keutamaan, tarikh akhir, atau mungkin seberapa cepat anda dapat menyelesaikannya. Ingat, anda harus selalu menyelesaikan tugas pendek (tugas yang mengambil masa kurang dari dua minit) dengan segera.
Senarai "menunggu". Senarai ini harus digunakan untuk semua tugas yang anda berikan kepada orang lain atau tugas yang belum dapat diselesaikan kerana seseorang perlu melakukan sesuatu yang lain terlebih dahulu. Berikut adalah satu petua berguna untuk senarai ini. Sentiasa tulis tarikh semasa anda menuliskan tugas. Dengan cara itu, anda boleh menghantar e-mel kepada rakan sekerja anda dan mengatakan sesuatu seperti "Saya masih menunggu laporan yang anda nyatakan bahawa anda akan selesai. Itu 18 hari yang lalu! "
Senarai "suatu hari nanti / mungkin". Senarai ini adalah untuk semua projek yang ingin anda laksanakan suatu hari nanti, tetapi ia tidak begitu penting. Anda boleh menuliskan item seperti "ganti lukisan buruk di ruang tamu ofis" atau "mulakan blog anda sendiri" dalam senarai ini. Walaupun tugas-tugas dalam senarai ini tidak terlalu penting, anda tetap harus menyemak senarai ini setiap minggu, pastikan anda tidak melupakan tugas-tugas ini, dan mula mengusahakannya apabila anda mempunyai masa!
Kalendar
Kalendar sesuai untuk semua tugas yang sensitif pada waktu dan tarikh. Dengan cara ini, anda akan dapat mengutamakan tugas anda dengan lebih baik. Tugas yang tidak perlu diselesaikan lama lagi pun akan tetap berada dalam senarai "tindakan seterusnya" anda, jadi anda dapat menanganinya di kemudian hari. Sekiranya anda tidak suka menyimpan kalendar di dinding atau meja anda, anda harus mencuba menggunakan Kalendar Google untuk tetap teratur.
Folder Baca / Semak
Anda mungkin mempunyai beberapa tugas "membaca [sesuatu]" di salah satu senarai anda. Folder baca / semak akan berguna untuk kes seperti itu. Ia boleh menjadi folder fizikal atau digital yang akan mengandungi semua dokumen, kertas, atau buku yang perlu anda baca. Idea di sebalik folder ini adalah untuk selalu menyediakan bahan ini kepada anda apabila anda mempunyai beberapa minit semasa menunggu makanan atau di temujanji doktor.
GTD adalah metodologi produktiviti yang dapat mengubah kehidupan yang berserabut kepada kehidupan yang lebih seimbang dan harmonis.
Rujukan:
https://www.getmailbird.com/how-to-organize-your-day-at-work/
layari juga: kerjaya-sebagai-pendidik
9-ciri-ciri-pendidik-yang-hebat
ciri2-yang-baik-sebagai-pendidik
kisah-pemimpin-islam-zainab-al-ghazali
Layari juga: puisi-doa-untuk-ibu
puisi-tangisan-mata-bunda
puisi-ibu-aku-tidak-akan-pernah-lupa
coretanku-mak-mak-memang-hebat
muhasabah-pagi
No comments:
Post a Comment