Apakah teknik pengurusan masa?
Teknik pengurusan masa adalah kaedah atau sistem kaedah yang dirancang untuk membantu orang memanfaatkan sebahagian besar masa dan tetap teratur. Teknik-teknik ini sering diberi nama atau oleh orang-orang yang mengembangkannya. Contohnya merangkumi Teknik Pomodoro atau Eisenhower Matrix.
Kita akan membezakan antara teknik pengurusan masa dan kemahiran pengurusan masa. Kita akan menggunakan kemahiran pengurusan masa untuk merujuk kepada kemahiran umum yang membantu anda mengurus masa dengan lebih baik. Contohnya, teratur, mempunyai kemampuan untuk fokus, dan disiplin diri yang kuat semuanya dapat dilihat sebagai kemahiran pengurusan masa. Kemahiran ini mesti dipupuk dari masa ke masa.
Teknik pengurusan masa, sebaliknya, adalah strategi dan petua khusus yang boleh anda cuba dengan segera. Teknik pengurusan masa yang berbeza mungkin memainkan kemahiran yang berbeza dan mensasarkan masalah yang berbeza.
Di bawah ini, terdapat senarai enam teknik pengurusan masa yang popular dan mengapa ia berkesan.
Cara mencari teknik pengurusan masa yang sesuai untuk anda
Mencari strategi pengurusan masa yang sesuai untuk anda bergantung pada beberapa faktor, termasuk jenis pekerjaan yang anda lakukan — sama ada kreatif atau pentadbiran, bebas atau kolaboratif — dan kemahiran yang sudah anda miliki, seperti rentang perhatian dan kemampuan anda untuk fokus.
Banyak teknik pengurusan masa bererti banyak pilihan, tetapi kelemahan untuk begitu banyak pilihan adalah terlalu banyak yang dapat merasa keterlaluan. Idea di sini adalah untuk menjimatkan masa, tidak menghabiskan semua masa anda membaca ratusan teknik.
Cabaran lain ialah selalunya, teknik pengurusan masa memberikan nasihat yang bertentangan. Ini kerana mereka sering dirancang oleh orang dari pelbagai bidang: Apa yang berfungsi dengan baik untuk penulis bebas mungkin tidak berfungsi untuk pengurus projek.
Panduan berikut untuk beberapa teknik pengurusan masa yang paling terkenal mengambil kira semua perkara di atas.
Laman web ini telah menyempitkan senarai dari ratusan strategi kepada hanya 6 teknik utama, dan memberikan panduan ringkas untuk memulakannya.
1. Teknik Pomodoro
Apa itu: Teknik Pomodoro adalah salah satu teknik pengurusan masa tertua dan paling dihormati di luar sana. Ini terdiri daripada melakukan kerja anda dalam selang masa masing-masing 25 minit.
Ia diciptakan oleh Francesco Cirillo pada tahun 1980 ketika dia seorang pelajar universiti, dan mengambil namanya dari pemasa berbentuk tomat yang digunakan Cirillo (pomodoro bermaksud tomato dalam bahasa Itali) untuk menerapkan strategi.
Cara anda menggunakannya: Idea di sebalik kaedah ini ialah anda dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik dan lebih fokus jika anda bekerja dalam letupan 25 minit (setiap selang disebut pomodoro) dengan rehat lima minit yang singkat.
Untuk mencuba Teknik Pomodoro sendiri, yang anda perlukan hanyalah pemasa. Ia boleh menjadi pemasa digital atau pemasa dapur seperti yang digunakan oleh Cirillo. Selama 25 minit pomodoro, buat satu tugas tanpa membiarkan diri anda terganggu.
Setelah pemasa mati, berikan rehat lima minit kepada diri sendiri. Ulangi. Setelah menyelesaikan kira-kira dua hingga empat dari set pomodoro ini, beri masa rehat 15 hingga 20 minit lebih lama untuk berehat dan mengisi semula.
Apa yang hebat: Teknik Pomodoro sangat berguna untuk orang yang cenderung mudah terganggu. Katakan pada diri anda bahawa anda hanya perlu menumpukan perhatian selama 25 minit — tidak lebih dan tidak kurang.
Rujukan:
https://science.howstuffworks.com/life/inside-the-mind/human-brain/pomodoro-technique.htm
Ia juga bagus jika anda ingin mencuba teknik pengurusan masa yang agak mudah - bagaimanapun, yang anda perlukan hanyalah pemasa.
2. Eisenhower Matrix
Apa itu: Matriks Eisenhower adalah grid yang dirancang untuk membantu anda dengan mudah mengkategorikan dan mengutamakan tempat anda harus menghabiskan masa anda.
Terdapat petikan yang sering dikaitkan dengan mantan Presiden A.S. Dwight D. Eisenhower yang mengatakan seperti, "Apa yang penting jarang mendesak dan apa yang mendesak jarang penting." Perbezaan antara penting dan mendesak adalah kunci teknik pengurusan masa ini.
Cara anda menggunakannya:
Maklumat mengenai Matriks Eisenhower
Pertama, buat senarai semua tugas yang perlu anda lakukan. Walaupun secara teori anda dapat melakukan latihan ini di kepala anda, membantu menulis atau menaipnya.
Seterusnya, letakkan setiap tugas di salah satu dari empat kuadran di Matriks Eisenhower dengan menanyakan kepada diri anda dua soalan mengenai setiap tugas: Adakah itu penting, dan adakah ia mendesak?
Kuadran pertama adalah untuk tugas yang penting dan mendesak. Mungkin anda mempunyai tarikh akhir untuk pelanggan terbesar anda, dan esok. Inilah perkara yang anda atasi terlebih dahulu.
Kuadran kedua adalah untuk tugas-tugas yang juga penting, tetapi tidak mendesak. Ini mungkin laporan yang perlu anda baca sebagai persiapan untuk projek yang lebih besar. Anda boleh menunda atau menjadualkan semula — jangan lupa tentang tugas ini.
Kuadran ketiga adalah untuk melakukan tugas yang tidak begitu penting, tetapi mendesak. Mungkin anda mendapat e-mel atau mesej Slack. Tugas di kuadran ini lebih berbahaya daripada tugas di kuadran keempat, perkara yang tidak penting atau tidak mendesak.
Tugas yang tidak penting atau mendesak agak mudah untuk diabaikan. Tugas yang terasa mendesak, bagaimanapun, juga terasa penting, dan anda mungkin mendapati bahawa anda menghabiskan sebahagian besar hari anda untuk melakukan perkara-perkara yang ternyata tidak begitu penting. Tapi itulah sebenarnya Matrik Eisenhower.
Apa yang hebat daripadanya: Sekiranya anda merasa terharu dengan semua perkara yang perlu anda lakukan, dan tidak tahu harus bermula dari mana, ini adalah teknik pengurusan masa untuk anda.
Sekiranya anda bergelut dengan pengambilan keputusan atau keutamaan, mungkin ada baiknya mencuba Analisis Pareto, 4 Ds pengurusan masa, atau memikirkan bagaimana menetapkan matlamat yang lebih baik.
3. Blok masa
Apa itu: Blok masa adalah teknik pengurusan masa di mana anda membahagikan hari atau minggu anda menjadi blok masa, dengan setiap blok dikhaskan untuk satu tugas.
Ini adalah strategi yang hebat untuk individu yang sibuk yang merasa tidak mempunyai cukup masa dalam sehari untuk menyelesaikan semuanya, dan yang mendapati masa tambahan mereka habis dengan tugas yang tidak dijangka, seperti menjawab e-mel atau mesej baru.
Penyokong sekatan masa merangkumi penulis produktiviti seperti Cal Newport dan juga pengusaha Bill Gates dan Elon Musk.
Cara anda menggunakannya: Apa yang anda perlukan adalah sejenis alat penjadualan visual — aplikasi kalendar akan dilakukan — dan senarai tujuan anda untuk hari atau minggu.
Gunakan aplikasi kalendar dengan paparan harian atau mingguan dan blok masa untuk mengulangi acara yang tidak boleh dirundingkan - perkara yang harus anda lakukan setiap hari atau mingguan. Ini mungkin termasuk masa untuk makan dan bersenam, atau perjumpaan mingguan. Kemudian fikirkan bagaimana anda dapat memenuhi matlamat hari atau minggu anda ke dalam baki masa yang tinggal.
Bagaimana anda tahu berapa lama setiap blok masa itu? Anda dapat memasukkan tugas ke dalam blok waktu yang konsisten dan telah ditetapkan — katakanlah, 25 minit seperti dengan Teknik Pomodoro — atau cuba menyesuaikan waktu yang tepat untuk tugas tersebut. Penjejakan masa - dengan Toggl Track - adalah kaedah terbaik untuk mengumpulkan maklumat mengenai berapa lama masa yang anda perlukan untuk melakukan perkara tertentu.
Apa yang sangat hebat: Menyekat masa sangat sesuai untuk terus berada di landasan yang betul. Dengan memasukkan tugas anda ke dalam jangka masa yang ditetapkan, atau sekumpulan masa, anda mendapat pandangan yang lebih realistik mengenai hari kerja anda. Ini seterusnya membolehkan anda melaksanakan rancangan yang telah anda buat sendiri, tanpa gangguan.
Pembatasan masa juga merupakan cara terbaik untuk tetap realistik mengenai masa anda, kerana memberikan tugas khusus untuk setiap blok waktu pada hari atau minggu anda. Penjejakan masa adalah pelengkap penyekat masa, kerana ia membolehkan anda menganggarkan jumlah masa yang tepat untuk setiap tugas yang disekat.
Rujukan: h
ttps://www.verywellmind.com/how-to-use-time-blocking-to-manage-your-day-4797509
4. Kerja mendalam(Deep Work)
Apa itu: Deep Work adalah tajuk buku 2016 oleh saintis komputer dan penulis produktiviti Cal Newport. Newport mendefinisikan pekerjaan yang mendalam sebagai "kemampuan untuk fokus tanpa gangguan pada tugas yang menuntut secara kognitif," serta pekerjaan yang dilakukan dengan kemampuan ini. Menurut Newport, kerja mendalam "membolehkan anda menguasai maklumat yang rumit dengan cepat dan menghasilkan hasil yang lebih baik dalam waktu yang lebih singkat."
Bagaimana anda menggunakannya: Dalam bukunya Newport mengemukakan empat peraturan untuk Deep Work.
Bekerja dengan mendalam. Newport memperincikan beberapa peraturan untuk mencapai ini, tetapi intinya adalah anda meluangkan masa dalam jadual dan kerja anda untuk jangka masa kerja yang sengit, sukar dan fokus.
Rangkul kebosanan. Latih diri anda agar tidak bergantung pada pemberitahuan cepat dan gangguan lain.
Keluar dari media sosial. Ini tidak bermaksud bahawa anda harus hidup seperti Luddite, tetapi anda harus menilai semula penggunaan alat media sosial dan sama ada faedahnya melebihi kosnya.
"Tiriskan cetek." Hapuskan pekerjaan yang tidak perlu, cetek, dan mengganggu kehidupan anda.
Apa yang sangat hebat: Newport pertama kali menulis mengenai konsep Deep Work di blognya, menentangnya dengan karya cetek — kerja yang mudah, tidak memerlukan banyak tumpuan, dan terasa produktif tetapi akhirnya kosong. Kerja yang mendalam memang sukar tetapi memuaskan dan terasa bermakna. Dalam erti kata itu, deep Work bukan hanya teknik pengurusan masa - tetapi lebih banyak lagi. Walau bagaimanapun, ini adalah pendekatan yang baik untuk pengurusan masa kerana ia membantu anda memanfaatkan lebih banyak masa anda.
5. Kanban
Kanban adalah sistem menguruskan aliran kerja dan proses yang dirancang untuk menghasilkan jumlah kerja yang tepat pada waktu yang tepat. Sistem kanban berasal dari pembuatan Jepun (Kanban bermaksud papan tanda dalam bahasa Jepun) tetapi telah disesuaikan untuk digunakan dalam pengembangan perisian tangkas dan pasukan lain.
Kanban bukan teknik pengurusan masa secara ketat, tetapi dengan menguruskan aliran kerja, ia membantu individu dan pasukan menganggarkan masa mereka dengan berkesan. Keberkesanan ini meningkat apabila kanban dipasangkan dengan pengesanan masa.
Cara anda menggunakannya: Idea asas di sebalik Kanban adalah bahawa tugas disusun secara visual mengikut tahap penyelesaiannya. Biasanya ini berlaku di papan kanban dengan tugas yang digambarkan dalam bentuk kad.
Terdapat aplikasi Kanban, seperti Trello, yang membantu anda menyiapkannya secara digital, tetapi anda juga boleh memulakannya dengan papan putih dan nota melekat.
Buat lajur untuk tugas di pelbagai peringkat. Anda boleh memulakan dengan tiga: melakukan, melakukan, dan selesai. Tulis tugas yang perlu anda lakukan pada nota lekat dan letakkan di papan putih. Pindahkan kad (nota) mengikut keperluan.
Apa yang hebatnya: Kanban bagus untuk pasukan dan organisasi di mana bukan hanya satu orang yang melakukan beberapa tugas tetapi banyak orang melakukan banyak tugas. Ia juga bagus untuk individu yang berorientasikan visual yang memerlukan sesuatu yang lebih rumit daripada senarai yang perlu dilakukan.
Rujukan:
https://www.integrify.com/blog/posts/kanban-project-management/
6. Pengurusan masa 4 Ds
Apa itu: 4 Ds pengurusan masa adalah teknik pengurusan masa di mana anda mengkategorikan semua tugas dalam agenda anda dengan salah satu dari empat Ds, seperti berikut: drop, delay, delegate, and drop.
Cara anda menggunakannya: Mulakan dengan senarai perkara yang perlu anda lakukan pada hari atau minggu itu. Tandakan setiap tugas dengan salah satu daripada 4 D dengan bertanya pada diri sendiri soalan berikut.
Adakah ia benar-benar diperlukan? Sekiranya tidak, jatuhkan.
Adakah anda perlu melakukannya pada hari ini (atau minggu ini)? Sekiranya tidak, kelewatan.
Bolehkah anda meminta orang lain untuk mengatasinya, sama ada pekerja bawahan atau rakan sekerja? Sekiranya ada, perwakilan.
Yang tinggal hanyalah perkara yang perlu anda lakukan.
Apa yang hebat daripadanya: Seperti Eisenhower Matrix, 4 Ds adalah kaedah yang baik untuk mengatur tugas anda mengikut keutamaan.
4 D boleh dibuat dengan lebih baik lagi jika anda tahu berapa lama masa yang diperlukan untuk melakukan perkara dalam senarai anda. Contohnya, data penjejakan masa tentang cara anda bekerja sangat berguna dalam membantu anda membuat keputusan.
Kesimpulannya
Pengurusan masa tidak mudah. Dalam beberapa cara, semua teknik yang dikembangkan untuk menjadikannya lebih mudah dikendalikan membuktikannya. Kita semua mempunyai masa 24 jam yang sama dalam sehari, namun sebilangan orang berjaya mencapai lebih banyak pencapaian dengannya.
Teknik pengurusan masa di atas adalah titik permulaan yang baik untuk mempelajari kemahiran ini - bagaimanapun, intinya bukan untuk mengetahui tentang semua teknik pengurusan masa di dunia, tetapi untuk mencari yang sesuai untuk anda dan mula menjadi lebih baik dalam mengurus masa kamu.
Untuk mendapat maklumat yang lebih lanjut secara detail, boleh melayari website di bawah
dipetik daripada:
