1) Buat agenda mesyuarat anda 3 hari lebih awal
Ikuti proses, sama ada ia dihantar melalui e-mel atau dicetak dan diedarkan, pastikan semua orang dalam pasukan anda tahu apa yang diharapkan.
Menghantarnya 'awal' memastikan para peserta mempunyai masa yang cukup untuk menyediakan atau membaca sebarang nota yang mereka perlukan sebelum mesyuarat dan menimbulkan reaksi yg kurang enak jika tujuannya tidak sesuai dengan harapan mereka.
2) Mulakan dengan butiran ringkas
Apa masa yang perlu bermula? (masa tamat ditentukan selepas topik agenda ditetapkan)
Siapa yang patut menghadiri?
Maklumat tempat dll untuk mengakses mesyuarat
3) Objektif Mesyuarat
Sebelum anda memulakan agenda, apa matlamat mesyuarat ini?
Jika ditanya mengapa anda bertemu, tujuannya harus menjawabnya dalam tidak lebih dari 2 ayat.
Setelah matlamat itu dinyatakan, prioritize senarai topik yang paling penting sekurang-kurangnya (untuk memastikan bahagian yang paling penting dapat dicapai).
4) Masa Per Topik
Biarkan kandungan menentukan berapa lama setiap topik perlu diambil. Jangan terperangkap terlebih/terkurang masa untuk setiap topik.
mantan: Pengenalan (2 minit)
Orang cenderung menjadualkan masa berasaskan blok masa selama 30 minit secara automatik dalam kalendar walaupun ia boleh dilakukan dalam masa 15 minit atau memerlukan 45. Biarkan kandungan menentukan waktu, bukan perisian.
5) Kekalkan agenda untuk kurang daripada 5 topik
Tiada siapa yang mahu menghabiskan masa 2 jam dalam satu mesyuarat. Agenda yang panjang kelihatan menakutkan dan sering tidak dibaca.
6) Termasuk maklumat lain yang berkaitan untuk mesyuarat tersebut.
Ex1: @siapa akan mengambil minit mesyuarat.
Ex2: Sila baca dokumen yang dilampirkan pada nombor jualan mingguan sebelum mesyuarat.
7) Bagaimana jika seseorang menghantar undangan tanpa agenda?
Datang dengan dasar syarikat untuk menangani agenda-mesyuarat kurang.
No comments:
Post a Comment